英语商务信函写作技巧

英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？一封完美的商务信函可以帮助你取得更好的结果，那就接着看看以下内容，如何助你成为书信大师的？

良好的第一印象

试着用/salutation/制造一个好印象或是作为一封信的开头，并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms. Jones。如果你不知道他们的姓名的话，可以使用 Dear Sir or Madam。

阐明写信的目的

你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

写信的原因

写商务信件的原因有很多种，例如/inquiry/（询问信息），/request/ （请求某人做某事），/apology/（道歉）/complaint/ （投诉问题）。这些不同原因就决定了信件的样式和语气。

请求帮助的信

如果您在写一封请求帮助的信，你就可以写 Could you possibly...或是 I would be grateful if you could...

转达坏信息

如果你是要告诉收信人一些坏消息或是道歉，那你就应该写得礼貌而得体，并说明问题的原因。例如Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。

信件末尾

在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去如:Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是 I am enclosing...

提到今后的联系时间

信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如 /I look forward to seeing you next Thursday／。

结束语

如何写close或信件的结束语取决于你和收信人的关系何。/Yours faithfully比 yours sincerely更正式， 而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

签名

在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。

检查错误

在你发信前仔细地proofread你写的信，看看有没有语法、拼写或标点符号的错误。最后检查一下你的信是否清晰、简短、正确、谦恭、具有说服力及完整。